Pada era globalisasi ini, industri pengiriman menjadi salah satu sektor yang semakin berkembang pesat. Dalam dunia pengiriman, terdapat berbagai macam peran dan tugas yang harus dijalankan oleh para shipping staff. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan shipping staff? Mari kita simak penjelasannya berikut ini.
Apa itu Shipping Staff?
Shipping staff adalah sebutan untuk para tenaga kerja yang bekerja di industri pengiriman. Mereka bertanggung jawab dalam proses pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Peran shipping staff sangat penting dalam menjaga kelancaran dan keberhasilan pengiriman barang.
Shipping staff dapat bekerja di berbagai jenis perusahaan, seperti perusahaan logistik, perusahaan pelayaran, maupun perusahaan ekspedisi. Mereka dapat bertugas di berbagai posisi, mulai dari staff administrasi, operator gudang, hingga staff pengiriman langsung.
Tugas dan Tanggung Jawab Shipping Staff
Shipping staff memiliki tugas dan tanggung jawab yang beragam dalam menjalankan pekerjaannya. Berikut adalah beberapa tugas utama yang biasanya diemban oleh shipping staff:
1. Menerima dan memproses pesanan pelanggan
Shipping staff bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pelanggan, baik melalui telepon, email, atau sistem online. Mereka harus dapat memproses pesanan dengan cepat dan akurat, serta memastikan ketersediaan barang yang dipesan.
2. Mengatur pengemasan barang
Setelah pesanan diterima, shipping staff harus mengatur pengemasan barang sesuai dengan jenis dan ukuran barang yang akan dikirim. Mereka harus memastikan barang terkemas dengan baik agar tidak mengalami kerusakan selama proses pengiriman.
3. Memilih metode pengiriman yang tepat
Tugas shipping staff juga meliputi pemilihan metode pengiriman yang tepat untuk setiap jenis barang. Mereka harus mempertimbangkan berbagai faktor, seperti jarak pengiriman, jenis barang, dan kecepatan yang diinginkan oleh pelanggan.
4. Mengurus dokumen pengiriman
Shipping staff harus mengurus berbagai dokumen yang terkait dengan proses pengiriman, seperti faktur, surat jalan, dan dokumen lainnya. Mereka harus memastikan semua dokumen tersebut lengkap dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Melacak pengiriman
Selama proses pengiriman, shipping staff bertugas untuk melacak posisi dan status pengiriman barang. Mereka harus dapat memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan mengenai perkembangan pengiriman.
6. Menangani keluhan pelanggan
Jika terjadi masalah atau keluhan dari pelanggan terkait dengan pengiriman, shipping staff harus siap menghadapinya. Mereka harus mampu menyelesaikan masalah dengan cepat dan memberikan solusi yang memuaskan pelanggan.
Kualifikasi dan Kemampuan yang Dibutuhkan
Untuk menjadi shipping staff yang handal, terdapat beberapa kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan, antara lain:
1. Pendidikan minimal SMA atau sederajat
Meskipun tidak ada syarat pendidikan khusus, memiliki latar belakang pendidikan minimal SMA atau sederajat akan memberikan keuntungan dalam memahami proses administrasi dan pengelolaan dokumen.
2. Kemampuan komunikasi yang baik
Shipping staff harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif kepada pelanggan, rekan kerja, maupun pihak terkait lainnya.
3. Kemampuan dalam mengoperasikan komputer
Seiring dengan perkembangan teknologi, shipping staff harus memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer dan menggunakan software yang terkait dengan pekerjaannya, seperti program pengelolaan inventaris dan pelacakan pengiriman.
4. Pengetahuan tentang aturan dan regulasi pengiriman
Shipping staff harus memahami aturan dan regulasi yang berlaku dalam proses pengiriman barang, baik itu aturan internal perusahaan maupun aturan pemerintah terkait.
Kesimpulan
Dalam industri pengiriman, shipping staff memiliki peran yang sangat penting. Mereka bertanggung jawab dalam menjalankan berbagai tugas terkait dengan proses pengiriman barang, mulai dari menerima pesanan, mengatur pengemasan, memilih metode pengiriman yang tepat, mengurus dokumen, melacak pengiriman, hingga menangani keluhan pelanggan.
Untuk menjadi shipping staff yang handal, diperlukan kualifikasi dan kemampuan seperti pendidikan minimal SMA, kemampuan komunikasi yang baik, pengoperasian komputer, serta pengetahuan tentang aturan dan regulasi pengiriman.
Dengan adanya shipping staff yang terampil dan berkompeten, diharapkan proses pengiriman barang dapat berjalan dengan lancar dan memuaskan pelanggan. Oleh karena itu, peran shipping staff dalam industri pengiriman tidak boleh dianggap remeh, melainkan sebagai tulang punggung yang mendukung kesuksesan perusahaan.
